Dokumenty wymagane do przeprowadzenia czynności notarialnych
Do dokonania każdej czynności notarialnej wymagane są dokumenty i dane, których przykładowy wykaz znajdą poniżej. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie, dlatego ostateczny wykaz niezbędnych dokumentów określają pracownicy Kancelarii. Czasem dopiero po ich przedłożeniu, przeanalizowaniu i zweryfikowaniu poprawności może się okazać, że będą wymagane jeszcze inne.
Dokumenty i dane należy dostarczyć do Kancelarii najpóźniej na 2-3 dni robocze przed wyznaczonym terminem czynności. Jednak im wcześniej tym lepiej, by notariusz mógł dokonać ich kompleksowej analizy. Do przygotowania aktu notarialnego wystarczą kopie, skany lub zdjęcia, jednak warunkiem odbycia się czynności notarialnej w umówionym terminie jest dostarczenie dokumentów w oryginałach.
Sposób dostarczenia: osobiście lub istnieje możliwość przesłania w formie elektronicznej na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Nie przyjmujemy dokumentów wgranych na zewnętrznych nośnikach danych (dyski, pendrive, płyty CD/DVD, itp.).
Informacje potrzebne do każdej czynności notarialnej:
- Dane osoby fizycznej: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, aktualne miejsce zamieszkania, numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, NIP.
Ważny dokument stwierdzający tożsamość, tj. dowód osobisty, paszport, karta pobytu. - Informacja o stanie cywilnym (aktualnym oraz w przypadku zbywcy – również w momencie nabycia zbywanego przedmiotu).
- Pełnomocnictwo jeśli niemożliwe jest osobiste stawiennictwo lub gdy wymaga tego charakter czynności – sporządzone we właściwej, przewidzianej prawem formie.
- Umowa majątkowa małżeńska, jeśli została zawarta. Np. rozdzielność majątkowa (tzw. intercyza), rozszerzenie wspólności majątkowej.
- Osoby prawe, Spółki – numer KRS, NIP, REGON - informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców lub odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców, tekst jednolity umowy spółki lub statut, zgody korporacyjne.
- Gdy osoba jest niewidoma, głucha, niema lub głuchoniema, notariusz na życzenie takiej osoby powinien przywołać do czynności wskazaną przez nią zaufaną osobę.
- Gdy osoba jest obcokrajowcem nie władającym w stopniu dobry językiem polski to przy czynności notarialnej musi być obecny tłumacz przysięgły.
Zbycie nieruchomości lokalowej:
PODSTAWOWE INFORMACJE:
- numer księgi wieczystej lokalu,
- cena sprzedaży
- wartość rynkowa nieruchomości
- termin zapłaty ceny
- numer rachunku bankowego do zapłaty ceny ze wskazaniem właściciela konta
- termin wydania nieruchomości w posiadanie nabywcy
- akty stanu cywilnego, jeżeli stan z księgi wieczystej nie jest zgodny ze stanem rzeczywistym,
DOKUMENTY:
- Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, decyzja administracyjna),
- Zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
- Umowa kredytowa, zaświadczenie/oświadczenie banku o udzielonym kredycie oraz załączniki (jeśli są), z których wynikają warunki do wypłaty kredytu.
- Zaświadczenie o rewitalizacji, tj. o tym czy nieruchomość położona jest na obszarze rewitalizacji i czy w podjętej uchwale, o której mowa w art. 8 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji, Gmina zastrzegła na swoją rzecz prawo pierwokupu, a także czy nieruchomość położona jest na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o której mowa w rozdziale 5 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji - wydaje Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości.
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach, wydawane przez wspólnoty mieszkaniowej bądź spółdzielnie mieszkaniowej na potrzeby zbycia nieruchomości,
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały bądź czasowym pod adresem zbywanego lokalu, wydaje Wójt, Burmistrz lub Prezydent Miasta. Wymeldowanie nie jest tożsame z wyprowadzeniem się i nie pozbawia prawa do dysponowania lokalem, gdy istnieje ku temu stosowny tytuł prawny
- Informację czy w lokalu ktoś zamieszkuje,
- Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach: od nieruchomości lub w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
- Zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach z tytułu: użytkowania wieczystego gruntu, składek ZUS (gdy prowadzona działalność gospodarcza);
- Świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.
Do pobrania: Zbycie nieruchomości lokalowej wykaz dokumentów
Zbycie Spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
PODSTAWOWE INFORMACJE
- cena sprzedaży
- wartość rynkowa nieruchomości
- termin zapłaty ceny
- numer rachunku bankowego do zapłaty ceny ze wskazaniem właściciela konta
- termin wydania nieruchomości w posiadanie nabywcy
- akty stanu cywilnego, jeżeli stan z księgi wieczystej nie jest zgodny ze stanem rzeczywistym,
DOKUMENTY
- Zaświadczenie właściwej Spółdzielni Mieszkaniowej
- Numer księgi wieczystej jeśli jest założona dla lokalu
- Zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
- Umowa kredytowa, zaświadczenie/oświadczenie banku o udzielonym kredycie oraz załączniki (jeśli są), z których wynikają warunki do wypłaty kredytu. Jeżeli ma być zakładana księga wieczysta (najczęściej przy finansowaniu zakupu z kredytu) - zaświadczenie właściwej Spółdzielni Mieszkaniowej o położeniu lokalu, wydawane właśnie specjalnie w celu założenia księgi wieczystej.
- Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, decyzja administracyjna)
- Jeśli zbywca prowadzi działalność gospodarczą, to dokumenty potwierdzające informacje dotyczące braku zaległości w podatkach i innych zobowiązaniach publicznoprawnych,
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach, wydawane przez wspólnoty mieszkaniowej bądź spółdzielnie mieszkaniowej na potrzeby zbycia nieruchomości,
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały bądź czasowym pod adresem zbywanego lokalu, wydaje Wójt, Burmistrz lub Prezydent Miasta. Wymeldowanie nie jest tożsame z wyprowadzeniem się i nie pozbawia prawa do dysponowania lokalem, gdy istnieje ku temu stosowny tytuł prawny
- Informację czy w lokalu ktoś zamieszkuje,
- Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach: w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
- Zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach z tytułu składek ZUS (gdy prowadzona działalność gospodarcza);
- Świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.
Do pobrania: Zbycie Spółdzielczego lokalu wykaz dokumentów
Testament
- dane osobowe sporządzającego testament,
- dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, adres zameldowania, data urodzenia), a w przypadku osoby prawnej – pełna firma, numer rejestru, REGON, adres siedziby,
- w przypadku zapisu lub zapisu windykacyjnego – określenie przedmiotu zapisu (dane dotyczące nieruchomości, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, przedsiębiorstwa, przedmiotu użytkowania lub służebności).
Pełnomocnictwo
- dane osobowe udzielającego pełnomocnictwo- mocodawcy,
- dane osobowe pełnomocnika,
dane dotyczące nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. - Informację dotyczącą zakresu pełnomocnictwa.
Akt poświadczenia dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
- jeżeli zmarły w chwili śmierci był w związku małżeńskim - odpis skrócony aktu małżeństwa, wydany po śmierci, z adnotacją o ustaniu małżeństwa;
- akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński)
- numer PESEL zmarłego,
- informacja o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy,
- umowy zrzeczenia się dziedziczenia zawarte pomiędzy spadkodawcą a spadkobiercami - w przypadku gdy zostały zawarte za życia spadkodawcy,
- informacja, czy w skład spadku wchodzą: własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (numer księgi wieczystej lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- informacja, czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym.
Do pobrania: Akt poświadczenia dziedziczenia wykaz dokumentów
Do pobrania: Wniosek o zgłoszenia Spadku w US
Do pobrania: Wniosek o wpis w KW
Do pobrania: Wzór wykazu inwentarza
Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
- strony czynności posiadające dzieci: dane osobowe dzieci i adresy ich zamieszkania
- Informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
- informacje o osobach, które już przyjęły/odrzuciły spadek.
Umowa majątkowa małżeńska:
- Odpis skrócony aktu małżeństwa,
- dane osobowe małżonków,
- w przypadku umowy przedmałżeńskiej – dane osobowe osób zamierzających zawrzeć związek małżeński
- w przypadku umowy rozszerzającej wspólność majątkową - numer księgi wieczystej nieruchomości lub dane dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu i numer księgi wieczystej jeżeli została dla tego prawa założona.
Umowy spółki:
- dane osobowe stron umowy
- dodatkowo, w przypadku jeśli wspólnikiem ma być osoba prawna (lub inny podmiot) – firma, aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP, stosowna uchwała lub decyzja właściwego organu.
- informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki etc.
Zmiana umowy spółki:
- numer KRS Spółki, której umowa/statut ma być zmieniona,
- ostatni tekst jednolity umowy Spółki,
- opis zmian w umowie/statucie Spółki (np. projekt uchwały)
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji
- dane osobowe strony czynności poddającej się egzekucji - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- podstawa poddania się egzekucji (np. umowa dzierżawy/najmu, umowa o dofinansowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej).
Zbycie nieruchomości gruntowej:
Zbycie nieruchomości gruntowej
PODSTAWOWE INFORMACJE:
- numer księgi wieczystej nieruchomości,
- cena sprzedaży
- wartość rynkowa nieruchomości
- termin zapłaty ceny
- numer rachunku bankowego do zapłaty ceny, ze wskazaniem właściciela konta
- termin wydania nieruchomości w posiadanie nabywcy
- akty stanu cywilnego, jeżeli stan z księgi wieczystej nie jest zgodny ze stanem rzeczywistym,
DOKUMENTY:
- Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, APD, decyzja administracyjna)
- Umowa kredytowa, zaświadczenie/oświadczenie banku o udzielonym kredycie oraz załączniki (jeśli są), z których wynikają warunki do wypłaty kredytu.
- Zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
- Wypis z rejestru gruntów, z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej – wydaje właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości Starostwo Powiatowe (lub w przypadku miast na prawach powiatu, właściwy Urząd Miasta/Miejski).
- Wyrys z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej, jeśli w akcie notarialnym zamieszczony będzie wniosek o odłączenie działki z dot ychczasowej księgi wieczystej – wydaje właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości Starostwo Powiatowe (lub w przypadku miast na prawach powiatu, właściwy Urząd Miasta/Miejski).
- Wypis z rejestru budynku lub Wypis z kartoteki budynku, dla budynku znajdującego się na działce, z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej - wydaje właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości Starostwo Powiatowe (lub w przypadku miast na prawach powiatu, właściwy Urząd Miasta/Miejski).
- Zaświadczenie o rewitalizacji, tj. o tym czy nieruchomość położona jest na obszarze rewitalizacji i czy w podjętej uchwale, o której mowa w art. 8 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji, Gmina zastrzegła na swoją rzecz prawo pierwokupu, a także czy nieruchomość położona jest na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o której mowa w rozdziale 5 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji - wydaje Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości.
- Zaświadczenie o tym czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach – wydaje właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości Starostwo Powiatowe (lub w przypadku miast na prawach powiatu, właściwy Urząd Miasta/Miejski).
- Zaświadczenie o planie zagospodarowania przestrzennego lub o jego braku – wydaje Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości.
- Decyzja o warunkach zabudowy, jeśli została wydana, z adnotacją o jej ostateczności - wydaje Wójt, Burmistrz lub Prezydent Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości.
- Jeśli nastąpił podział nieruchomości i nie jest on ujawniony w księdze wieczystej - Decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, z adnotacją o jej ostateczności - wydaje Wójt, Burmistrz lub Prezydent Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości oraz mapa z projektem podziału.
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały bądź czasowym pod adresem zbywanego lokalu, wydaje Wójt, Burmistrz lub Prezydent Miasta. Wymeldowanie nie jest tożsame z wyprowadzeniem się i nie pozbawia prawa do dysponowania lokalem, gdy istnieje ku temu stosowny tytuł prawny
- Informację czy w lokalu ktoś zamieszkuje,
- Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach: od nieruchomości, rolnym, leśnym lub w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
- Zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach z tytułu: użytkowania wieczystego gruntu, składek KRUS, ZUS;
Do pobrania: Zbycie nieruchomości gruntowej wykaz dokumentów